Ook last van vergaderitis? Kies dan een andere vorm!

Werkoverleg is nodig! Je dient als ondernemer vinger aan de pols te houden. Maar tegen welke prijs? Hoe regel jij jouw vergaderingen? Kies je de juiste vorm? Ik geef mogelijkheden; jij kan evalueren wat werkt…

Wat kost vergaderitis?

Wees eerlijk en kijk jouw agenda na. Welk overleg vond je overbodig tijdens de 2 laatste weken en zonde van de tijd? Stel dat je 2 uur per week vergadering hebt bijgewoond of geleid (nog erger!), dan kom je snel tot 48 weken x 2 uur x 60 EUR uurloon (Bron eigenbaaswijzer – gemiddeld loon PR medewerker in Nederland) = 5760 EUR per jaar. Deze fikse investering had je beter besteed… Toch? Ik geef hieronder vier mogelijkheden op een rij om jouw kostbare tijd efficiënter te gebruiken.

1.Teamoverleg

First things first. Wat is het doel van jouw overleg?

• Informeren;
• Status van projecten of taken;
• Probleempunten aanpakken (of liever sterke punten nog meer in de verf zetten);
• Dialoog en interactie;
• Motivatie van medewerkers;
• …

Yep, je merkt het… denk eerst goed na wat je wilt bereiken. Wil je persoonlijk toelichten wat er deze week staat te gebeuren en hierbij extra achtergrondinfo geven? Prima! Wil je elke medewerker zijn/haar zegje laten doen over hun eigenste project? Ook goed! Wil je een maandelijkse werksessie om jullie sterktes nog beter in te zetten? Zalig!

Bedenk wel dat je het doel aan jouw team duidelijk maakt en vasthoudt aan een vaste structuur. Weg met notulen! Dat zijn tijdsvreters… Gebruik een simpele opvolglijst gemakkelijk te vinden op internet (voorbeeldje aktielijst-in-excel-excel-2007-2013). Bespreek met jouw team welke frequentie ze zelf willen.  Dat kan al tijd schelen… Een vergadering hoeft ook geen uur te duren ;-).

Tip: hang in de ruimte een ‘goed nieuws‘ flip! Schrijf zelf bij elke vergadering een bijzondere gebeurtenis op van zowel het privé- als professionele front (verjaardag kind, nieuwe klant, huis eindelijk geverfd, 5-jaar werkjubileum van een medewerker, …) en nodig iedereen uit om hun persoonlijke hoogtes neer te pennen.

2.Eén op één

Ik blijf me verbazen hoe belangrijk een persoonlijk gesprek met een medewerker is. Per teamlid kan de frequentie verschillen (laat hen zelf kiezen) en maak écht tijd. Computerscherm dicht, telefoon stil en geef aandacht. Een goede structuur geeft je hier een houvast voor jezelf én medewerker. Hieronder een voorbeeld dat werkt:

1. Status van de projecten/taken (30 % van de tijd)
2. Hoe gaat het met je?  (65 % van de tijd)
   • Wat vind je belangrijk in jouw job?
   • Wat doe je het liefst?
   • Waar heb je een hekel aan?
   • Hoe gaat het met je in het team?
3. Wat is 1 ding dat ik voor je kan doen? (5% van de tijd)

Huh? hoor ik je zeggen. Geloof me, deze aanpak werkt! Kondig eerst aan dat je deze structuur gaat gebruiken en vraag tijd om het te implementeren. Het vergt wat moed en doorzettingsvermogen, maar je zal versteld staan hoe de motivatie stijgt. Je krijgt tonnen informatie en hiermee kan je het team of taken reorganiseren. Bijvoorbeeld: Jan vertelt je dat hij de voorraad telling haat, terwijl Elke je heeft gezegd dat ze dit nou nét graag doet. Win-win!

3.Daily Stand-up

Deze methode heb ik eerlijk gekopieerd van de ICT-wereld ;-). De dagelijkse staande vergadering duurt maximaal 15 minuten. Ieder teamlid beantwoordt de volgende drie vragen: Wat heb ik gedaan? Wat ga ik doen? En wat zijn de problemen? Het doel van deze projectstatus meeting is dat iedereen duidelijk inzicht heeft, kennis deelt en de anderen helpt om oplossingen aan te reiken. Kort én krachtig!

4.Witte meeting

Paradoxaal aan de vorige voorstellen heeft een witte meeting géén agenda. Enkel voor de dappere manager!

Iedereen kan op een post-it schrijven waarover hij/zij wil praten. Ofwel cluster je onderwerpen ofwel pik je er eentje uit. Alles kan! Zelf kan je best zoveel mogelijk zwijgen en jouw team aan het woord laten. Ook ideaal om te brainstormen of om een prangend probleem aan te pakken. Laat de structuur los 😉

Durf jij?

Heb jij de moed om jouw vergadercultuur kritisch te bekijken? Durf jij jouw vergaderitis aan te pakken? Ik ben benieuwd!

Origineel artikel op Ondernemen op Hakken!